Informationen zum Datenschutz bei gemeinsamen Veranstaltungen

Wie die Justiz Ihre personenbezogenen Daten bei der Organisation und Durchführung von gemeinsamen Veranstaltungen verarbeitet
(Informationen gemäß Artikel 13, 14 und 26 Absatz 2 Satz 2 der Datenschutz-Grundverordnung – DS-GVO)

Sie sind zu einer Veranstaltung eingeladen worden, die das Landgericht Ellwangen und das Amtsgericht Neresheim gemeinsam organisieren und durchführen. Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Organisation und Durchführung dieser Veranstaltung ist uns der Schutz Ihrer Daten ein wichtiges Anliegen. Gemäß Artikel 26 DS-GVO haben die beteiligten Gerichte eine Vereinbarung über die gemeinsame datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit geschlossen, um sicherzustellen, dass die datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden und Sie Ihre Betroffenenrechte unkompliziert wahrnehmen können.

Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sie darüber informieren,

• an wen Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz wenden können,
• auf welcher Grundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten,
• wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und
• welche Rechte Sie nach dem Datenschutzrecht gegenüber uns haben.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage der Vorschriften der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Landesdatenschutzgesetzes Baden-Württemberg (LDSG), die Sie unter http://eur-lex.europa.eu/ (Recht der Europäischen Union) und http://www.landesrecht-bw.de/ (Recht des Landes Baden-Württemberg) in der jeweils geltenden Fassung abrufen können.

Den wesentlichen Inhalt der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit sowie Informationen zum Schutz personenbezogener Daten bei der Nutzung des Online-Angebots finden Sie unter https://amtsgericht-neresheim.justiz-bw.de/.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

a) Gemeinsam Verantwortliche gemäß Art. 26 DS-GVO

Die Datenverarbeitung erfolgt in gemeinsamer Verantwortung durch:

1. Landgericht Ellwangen
   Marktplatz 6 und 7
   73479 Ellwangen
2. Amtsgericht Neresheim
   Hauptstraße 2
   73450 Neresheim

b) Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich an den behördlichen Datenschutzbeauftragten wenden:

Dieser ist ausschließlich für datenschutzrechtliche Fragestellungen in Verwaltungsangelegenheiten zuständig. Er kann Ihnen keine Auskünfte zu Gerichtsverfahren erteilen und keine Rechtsberatung leisten.

2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welchen Rechtsgrundlagen?

Bei der Vorbereitung und Durchführung der Veranstaltung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet, soweit dies zur Organisation und Durchführung erforderlich ist:

• Ihr Name und Ihre Kontaktdaten,
• Ihre Zugehörigkeit zu einer Institution sowie Ihre Funktion/Dienstbezeichnung,
• Informationen aus den Rückmeldungen zu den Einladungen,
• Daten für das Programm, die Gästeliste und den Sitzplan.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben a, c und e DS-GVO (ggf. in Verbindung mit dem LDSG) im Rahmen:

• der Wahrnehmung der Personalverwaltungsaufgabe der jeweiligen Dienststelle (z. B. wenn Sie Beschäftigte/r des Landes Baden-Württemberg sind),
• des verfassungsrechtlichen Auftrags zur Öffentlichkeitsarbeit bzw. der presserechtlichen Verpflichtung zur Auskunftserteilung,
• oder Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 Buchst. a DS-GVO), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft formlos widerrufen können.

Bei Veranstaltungen können zudem Bild-, Ton- und Videoaufnahmen angefertigt und im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit (z. B. auf Websites, in Pressemitteilungen oder im Intranet der Justiz) veröffentlicht werden. Soweit das Landgericht Ellwangen Dienstleister mit Aufnahmen beauftragt oder Öffentlichkeitsarbeit betreibt, erfolgt dies in dessen alleiniger datenschutzrechtlicher Verantwortung (§ 2 Abs. 4 der Vereinbarung). Fertigt das Amtsgericht Neresheim Aufnahmen für eigene Zwecke an, ist dieses hierfür allein verantwortlich (§ 2 Abs. 3 der Vereinbarung).

3. Aus welchen Quellen stammen Ihre personenbezogenen Daten?

Ihre Kontaktdaten liegen uns entweder bereits vor (z. B. aus bestehenden dienstlichen Kontakten) oder werden wechselseitig zwischen dem Landgericht Ellwangen und dem Amtsgericht Neresheim für die Erweiterung und Zusammenstellung der Einladungsliste übermittelt (§ 2 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 der Vereinbarung).

4. Wem gegenüber werden Ihre Daten offengelegt?

Eine Übermittlung der Einladungs- und Gästeliste, des Programms und des Sitzplans erfolgt zwischen den beteiligten Gerichten, soweit dies für die Durchführung erforderlich ist. Eine Offenlegung erfolgt zudem vor Ort, wenn für die Veranstaltung ein Sitzplan ausgehängt/ausgelegt oder ein Verzeichnis der Gäste zur Verfügung gestellt wird.

Sofern Dienstleister (z. B. Fotografen) eingesetzt werden, erfolgt dies im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen (ggf. nach Maßgabe einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO). Eine sonstige Weitergabe an Dritte erfolgt nur bei Bestehen einer gesetzlichen Verpflichtung oder mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Personenbezogene Daten, die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung zu den Akten gelangt sind, unterliegen einer regulären Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Bild-, Video- und Tonaufnahmen der Öffentlichkeitsarbeit werden in der Regel für eine Dauer von fünf Jahren gespeichert bzw. vorgehalten.

6. Sind Sie verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Eine Bereitstellungspflicht kann sich im Rahmen bestehender Dienst- oder Beschäftigungsverhältnisse ergeben. Im Übrigen ist die Angabe freiwillig; ohne die Zurverfügungstellung Ihrer Daten ist jedoch eine Teilnahme an der Veranstaltung in der Regel nicht möglich.

7. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

8. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie können die Ihnen nach der DS-GVO zustehenden Rechte (Art. 15 bis 22 DS-GVO) grundsätzlich gegenüber beiden beteiligten Gerichten geltend machen.

Zentraler Ansprechpartner: Gemäß § 5 Absatz 1 der Vereinbarung nach Art. 26 DS-GVO sollen Sie Ihre Rechte vorrangig gegenüber dem Landgericht Ellwangen geltend machen, das insoweit als primärer Ansprechpartner fungiert. Sollten Sie Ihr Anliegen an das Amtsgericht Neresheim richten, wird dieses Ihr Ersuchen erforderlichenfalls an das Landgericht Ellwangen weiterleiten oder unterstützen (§ 5 Abs. 2 der Vereinbarung).

a) Recht auf Auskunft (Art. 15 DS-GVO)

Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden, sowie auf weitere Informationen gemäß Art. 15 DS-GVO.

b) Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung (Art. 16, 17, 18 DS-GVO)

Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten oder Vervollständigung. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen können Sie zudem die Löschung von Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

c) Recht auf Widerruf und Widerspruch (Art. 7 Abs. 3, Art. 21 DS-GVO)

Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit formlos mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DS-GVO, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch einzulegen.

d) Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO)

Sie haben das Recht, sich bei Beschwerden an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden:

Datenschutzerklärung Original (PDF)

Anlage 1 zur Vereinbarung (PDF)

Anlage 2 zur Vereinbarung (PDF)